商品管理之超市如何进行合理订货工作
| [日期：2008-10-08 ] |
来源：互联网 作者：佚名 |
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一． 相关概念：
1． 订货周期：从此次下单到下次下单的间隔时间
2． 库存周转率：单位时间内库存周转的次数；计算方法：销售成本/平均库存；
3． 安全库存（最低库存）：商品保障卖场陈列饱满的最小陈列需求量
4． 物流模式：分为直送、直通、配送三种：
①、直送：
各门店下单后供货商凭订单直接将商品送门店收货课收货；
是目前我们公司购物广场的主要物流模式；
②、直通：
各门店下单后供货商按单将货送至配送中心，配送中心再将货物原封不动的调至下单门店；
此种物流模式在购物广场、标准店及生鲜超市均存在；
③、配送：
总部采购课长下单，货存配送中心，门店根据销售直接下调拨单即可。
此种物流模式是标准店的主要物流模式；
二．订货时需考虑的因素：
⑴ 销售因素：畅滞销程度；日销售、周销售预估；
⑵ 库存因素：现有库存量；
⑶促销因素：公司或供应商是否有相应的促销活动（买赠、抽奖、换购等）；
⑷变价因素：是否有特价促销或促销结束后价格回调；是否有市调后价格调低或调高等；
⑸陈列因素：是否有堆头N架陈列；是否有其它特殊陈列（挂网、展示架等）；是否有陈列面的扩大或缩小等；
⑹节假日因素：元旦、春节、“五。一”、端午节、“十。一”、中秋节等；
⑺季节、气候因素：四个季度中商品的畅滞销转化；下一阶级的天气趋势等；
(8)仓储成本：库存量越大所投入的人力成本及租金成本将加大且损耗将加大；
（9）断货分析：上一阶级缺货的原因分析，针对原因改变订货量，如顾客订货，商品生命周期的变化（导入期逐步进入到成长期）等。
三．订货数量的计算方法：
订货量=（订货周期+到货间隔日期）*日均销售量+安全库存-现有库存
说明：1。日均销量并非固定数字，要充分考虑以上“订货需考虑的因素”；
2．要对除排面陈列以外的其它陈列位及库存区的存货有充分的熟悉；
四．目前订货存在的问题：
1． 盲目订货：
① 订货人员对销售、现有库存最基本的因素不了解，更未考虑其它影响订货的因素，导致订货量的不合理，最终出现缺货或库存积压；
② 在系统中直接选择供应商商品明细将所有商品进行补货，导致有部分供应商已不生产或不供货的商品仍然下单；
2． 无计划性订货：订货没有固定每周的每天订哪些供应商的货，而是发现排面哪里缺货或即将缺货了才订货，或者等到供应商找来了才订货；以上两点极容易造成畅销品的丢失；
3． 人情或金钱订货：
4． 订货成本过大：因为存在盲目订货、无计划性的订货及人情或金钱订货等现象，所以员工经常性奔波于卖场和办公室之间，导致人力加大，同时也导致了其它成本的加大，如通讯、办公费用等，甚至员工养成了借机逗留办公室的不良工作风气；
五．缺货管理：
1． 每日进行缺货统计，分析缺货原因，针对原因，采取措施杜绝以后再次缺货；
2． 及时补货并时刻跟进；
3． 有效利用缺货标识，杜绝长时间缺货或因缺货而导致单品丢失。
六．设立补货员岗位：
（一）。目的和意义：为了规范各区的补货工作，保障补货的合理性及科学性，有效控制库存结构，使商品库存合理化、规范化，同时减少课内其他人员在办公室的滞留时间，提高工作效率，特设立补货员岗位。
（二）。补货员职责：
1、 负责各课正常订货的合理进行，经常观察库存金额，保证库存结构的合理性、科学性，对存在的问题及时反馈区域经理；
2、 负责各课海报商品的首批订单的订货（由各课长填报数量）且及时跟进其到货情况和陈列情况（必须按采购要求陈列）；
3、 负责各课每档的促销商品及店内所做的促销商品的首批订货（由各课长填报数量）且及时跟进其到位情况；
4、 负责跟进各课每天所提报的断货商品明细的原因，及时反馈至相关课或相关供应商进行解决，对因我方原因或供应商存在的较大问题而导致的断货须及时反馈至区域经理；
5、 负责各课退货单的制作和打印；
6、 完成区域经理安排的其它工作；
（三）、补货流程：
一、各课先将课内所有供应商细分至每周的每日进行有计划的补货，同时将卖场内各品类商品按货架号进行区域划分，将每条货架责任到人，实行排面管理，由排面管理员书写手工订单，各排面管理员只能下自已所负责区域的商品；
二、手工订单由排面管理员签字后于每日上午9点交本课课长进行审核且签字后方可生效；
三、课长签字后于每日上午10点前将手工订单交补货员进行下单，补货人员再根据实际情况，补进货源。
四、补货员收到手工订单后开始操作系统订货：进入营运管理系统——采购计划——制定采购计划——在新订单中选择课别——点击新增——修改日期——保存新增——双击新增单号——录入补货商品——采购分解——列表找出所订单据打印——审核——传真；
五、补货员传真订单后再电话确认供应商是否收到清晰订单，并作好相应记录。
（四）、注意事项：
1．手工订货单的书写要求：手工订单在填写时必须完整填写以下内容：课别、供应商、日期、商品名称、规格、、排面现有库存、周销售评估、订货量，其他要求填写在备注栏，如码数的要求等：
（1）、供货商、日期：注明供货商便于补货员、课长将手工订货单整理归类，加快工作效率；注明日期便于补货员、课长进行单据查询、货源跟踪；
（2）、商品条码：条码书写要正确清晰，由于标价签会因打印模糊可能使某些数字难以辨认（如3和8、6和0、7和1等），所以原则上要求见实物抄写条码；不可只抄写后六位条码
（3）、品名、规格：品名规格书写必须和标价签品名保持一致，当出现条码错误和断货情况时，只有品名和电脑资料保持一致，才能查询出正确的条码，进行补货；
（4）、单位、数量：单位务必精确到最小计量单位，如个、条、包、盒、瓶等，而不应使用箱、件、袋等计量单位，因为实际情况中有少部分商品的实际包装规格数量与电脑资料并不吻合，用模糊的箱、件等计量单位将使该部分商品的到货量与补货量不一致，造成货源不足或库存积压的现象发生；数量填写应按照实际包装规格的倍数进行增减换算。
2．各课告知各供应商具体补货日期并在收到补货单后三日内必须送货；
3、每天查看库存存货后再写订单，避免造成库存积压；
4、一个供应商原则上一周只允许补一次货，个别大厂商或非常畅销的商品允许一周下两次单（堆头、N架除外）；
5、了解每一天部门销售情况和库存金额，力争将补货控制在合理范围内；
6、堆头N架商品的补货根据商品性质由相关商品的排面管理员负责补货工作；
7、堆头端架商品应每周定期跟进，原则上下单时间为每周一、三、五下单且及时跟进到位，堆头商品补货原则上以上满陈列的同时保证三天销售为依据；
8、商品订货时应注意含税进价是否调整、数量是否有限、订量大是否有优惠、活动期限等情况；
9、补货当天由补货员逐一落实订单是否传至供应商处，如未传到及时重传；
10、下单后各课长及排面管理员、补货员都需及时跟进货源到货状况，对未送货、少送货及送货品种不全等问题须及时反馈、跟进、解决；
11、订单送货后有部分未送查明原因并及时采取补救措施，且知会相关课长或分区经理跟进处理；
12、所有手工订单交补货员时应由其在手工单上签字，下完单后回传至各课长，由各课长传各排面管理员保存一周时间，以方便断货后查明原因，追究相关人员的相应责任。
13、各课每日统计缺货商品并于每日上午10：00前将缺货明细（注明缺货原因）交补货员查明原因并跟进货源。
建议：完善系统模块，在订货时能看到现有库存、日销售、周销售及月销售等数据，为保障订货合理性提供良好的数据参考
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